Ihr Team auf einer Messe – und wie es den Unterschied macht

Thomas Nothelfer
geschrieben von: Thomas Nothelfer
am: 10. Juni 2016
agenturleben / allgemein, events / messen, marketing, print

Nicht die Produkte oder die angebotenen Dienstleistungen, sondern das Team direkt an Ihrem Stand macht den großen Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg auf einer Messe. Ob dieses Team wirklich erfolgreich ist oder nicht, hängt jedoch in hohem Maße von der Vorbereitung ab. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie auf einer Messe nichts falsch machen können.

 

Briefing des Standpersonals vor Messebeginn auf dem Stand von Schienle Magnettechnik

Briefing des Standpersonals vor Messebeginn auf dem Stand von Schienle Magnettechnik

Das Briefing ist der erste Schritt

Eine Messe stellt hohe Anforderungen an das Organisations- und Informationsmanagement Ihrer Mitarbeiter. Auf Veranstaltungen für Fachbesucher ebenso wie auf Publikumsmessen müssen die Besucher zielgruppengerecht angesprochen werden. Sie versuchen, eine Verbindung zum Besucher aufzubauen und ihn oder sie von den Vorzügen Ihres Unternehmens zu überzeugen. Fachbesucher stellen unter Umständen sehr detaillierte, spezifische Fragen, auf die Ihr Team eine Antwort parat haben muss. Den gewöhnlichen Interessenten, der sich vor Kugelschreibern und T-Shirts von anderen Ständen kaum noch retten kann, müssen Sie hingegen meist mit einer Kombination aus Witz, Charme und Mehrwert durch Ihre Produkte gewinnen.

Um diese Ziele unter einem Dach zu vereinen, ist ein umfassendes Briefing vor der Messe unverzichtbar. Besprechen Sie dabei unter anderem die folgenden Punkte:

  • Verteilen Sie zunächst handfestes Basiswissen. Wo findet die Messe statt, in welcher Halle und an welchem Stand befinden Sie sich, welche Art von Publikum wird erwartet und was ist das Ziel Ihres Unternehmens?
  • Informieren Sie Ihr Team weiterhin über alle neuen Produkte, Dienstleistungen und Themen, die auf der Messe im Vordergrund stehen sollen. Möglicherweise planen Sie außerdem spezielle Events an Ihrem Stand. Welche sind das und wie gestaltet sich der Ablauf?
  • Vergessen Sie nicht, dass dies nur das erste Briefing ist. Teilen Sie darin auch Termine für weitere Maßnahmen mit, um Ihr Team bestmöglich auf den Tag (oder die Tage) vorzubereiten.

Bedenken Sie dabei: Zu viele Informationen gibt es nicht! Wenn Sie denken, dass ein wichtiges Detail unbedingt im ersten Briefing enthalten sein muss, sollten Sie es auch einfügen. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen, desto besser kann sich Ihr Team vorbereiten und damit Ihr Unternehmen bestmöglich repräsentieren.

Um die von Ihnen gebündelten Informationen ans Team weiterzuleiten, nutzen Sie einfach gewöhnliche Kanäle innerhalb Ihres Unternehmens. Interne Messenger eignen sich dafür ebenso wie eine E-Mail oder auch Print-Handouts. Sie schaffen dadurch eine einheitliche Basis der zur Verfügung stehenden Informationen, auf die sich später jedes Teammitglied berufen kann.

Vorbereitung auf den großen Tag

Planen Sie für die anschließende Vorbereitung auf die Messe etwa einen halben oder auch ganzen Tag ein. Die Zeitdauer schwankt stark mit der Anzahl der Teammitglieder und der Erfahrung, die dieses spezielle Team bereits gesammelt hat. Handelt es sich um den ersten Messeauftritt überhaupt, planen Sie besser einen kompletten Tag ein.

Wichtig: Scheuen Sie sich nicht davor, geschulte Trainer für Messen zu engagieren. Eine Messe stellt extreme Anforderungen an jedes Teammitglied, da sich der Ablauf grundlegend von Ihrem Alltagsgeschäft unterscheidet. Die Mitglieder befinden sich pausenlos in Gesprächen mit Kunden und Besuchern, der Arbeitsplatz ist öffentlich und es gibt – wenn überhaupt – nur wenige Rückzugsorte. Für gewöhnlich herrscht auf einer Messe ein hoher Lärmpegel, dem Ihre Mitarbeiter über den gesamten Tag ausgesetzt sind. Vorbereitungsphasen für wichtige Gespräche oder Themen finden praktisch nicht statt. Selbst in einer Branche, in der Ihre Mitarbeiter täglich mit vielen Kunden zu tun haben, setzt dieser Tag die Messlatte noch einmal ein Stück höher.

Ein Messetrainer ist daher eine intelligente Lösung, um Flexibilität innerhalb der Kommunikation zu erlernen. Ihr Team lernt, Freude und Engagement auszustrahlen und eine ausdrucksstarke Sprache zu entwickeln, um Besucher zu begeistern – und genau das ist schließlich das Ziel einer Messe.

Eine professionelle Messeschulung kann Ihnen unter anderem in den folgenden Punkten helfen:

  • Teamgeist und die Fähigkeiten für einen starken, individuellen Auftritt werden gleichermaßen geschult. Ihre Mitarbeiter lernen weiterhin, wie sie auch mit „schwierigen“ Besuchertypen fertig werden.
  • Es ist wichtig, geführte Gespräche zu dokumentieren. Welche Informationen wurden gesammelt und wie werden diese für eine spätere Auswertung weitergeleitet? Halten Sie Gespräche nicht schriftlich fest, werden wichtige Informationen untergehen.
  • Wie spreche ich Besucher unaufdringlich aber direkt an und gewinne sie für mich? Wie vermittele ich Highlights unserer Produkte oder Dienstleistungen und vermeide gleichzeitig eine bloße Ansammlung emotionsloser Fakten? Auch diese Gesprächstechniken lernen Ihre Mitarbeiter durch einen qualifizierten Trainer.

Ebenfalls sehr wichtig ist der Umgang mit unerwarteten Situationen. Auf einer Messe läuft niemals alles zu 100 % nach Plan, weshalb dieser Punkt von zentraler Bedeutung ist. Ein unprofessionelles Handling dieser Situationen färbt auch auf Ihr Unternehmen ab, sodass Besucher schnell einen falschen Eindruck von Ihnen bekommen („Die wollen mit mir ins Geschäft kommen, aber schaffen es nicht einmal, diesen aufdringlichen Störenfried loszuwerden?“).

Der Auftritt ist die halbe Miete

Eine Messe ist immer eine repräsentative Umgebung. Entsprechend ist das Wie häufig wichtiger als das Was. Ein einheitliches, schnörkelloses Auftreten sollte im Vorfeld ebenso trainiert werden wie bestimmte Manieren – die wir zwar alle haben, aber welche wir auf einer Messe gerne auch mal vergessen können:

  • Kleidung, Auftreten und Ausstrahlung sollte dem Event angemessen sein. Sie müssen sich von Ihrer bestmöglichen Seite zeigen. Turnschuhe zu Anzughosen oder ähnliche Modesünden sind daher völlig fehl am Platze. Ihr Team lernt mit dem Trainer gemeinsam, einen ausdrucksstarken Auftritt zu zeigen.
  • Wie sprechen Sie Besucher an, wie beraten Sie, welche Getränke oder Speisen lockern ein Gespräch auf und wirken höflich und professionell? Der Umgang mit Besuchern ist der Kernaspekt eines Messeauftritts.
  • In einer „müden Phase“ (wie etwa zur Mittagszeit, wenn viele Besucher Essen gehen) ist die Versuchung groß, zum Smartphone oder ähnlichen Geräten zu greifen und sich abzulenken. Ein Besucher, der an Ihren Messestand kommt und nur einen Mitarbeiter vorfindet, der seinen Facebook-Account wichtiger findet als seine Arbeit, wird schnell wieder verschwinden. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass dieses Verhalten ein absolutes No-Go und hundertprozentige Aufmerksamkeit gerade gut genug ist.

… und die Nachbearbeitung

Fast so wichtig wie der Messetag selbst ist die Nachbearbeitung. Welche Ereignisse stechen besonders hervor, wo gibt es Verbesserungsbedarf, welche Änderungen lassen sich für einen folgenden Messetag vielleicht schon heute umsetzen? Wer aus Fehlern nicht lernt, begeht sie immer wieder. Daher ist es von immenser Bedeutung, einen Messetag Revue passieren zu lassen und mit ein wenig Abstand Fehler zu analysieren und Verbesserungsbedarf zu konkretisieren. Dieser Arbeitsschritt kann gerne den Ablauf einer Brainstorming-Session annehmen, in der jeder Mitarbeiter seine positiven und negativen Eindrücke des Tages in den Raum wirft. Sie bemerken zu bestimmten Aspekten häufige Übereinstimmung? Dann sollten Sie dort zuerst ansetzen und möglichst einfache, noch vor Ort umsetzbare Lösungen finden.

Möchten Sie sich nicht völlig unvorbereitet in das Haifischbecken der nächsten Messe werfen, hilft Ihnen auch die kaos Werbeagentur gerne bei der Aufbereitung von Marketing- und Werbemitteln. Wir unterstützen Sie dabei, Besucher zu gewinnen und mit gezielten Marketingaktionen an sich zu binden. Fragen Sie am besten unverbindlich nach wir werden uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern!

 

 

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